Le gars à l'arrache

L’année de mes 23 ans, je cumulais beaucoup de tâches. Jusqu’alors, je n’étais pas quelqu’un de vraiment organiser car j’avais le temps de faire les choses au moment où elles s’imposaient. Mais en 2014, j’ai endossé plusieurs casquettes: étudiant en Master, assistant de projet dans mon école d’ingénieur, responsable d’un groupe scout d’une centaine de personnes et formateur de moniteurs (scouts).

Les 24 heures d’une journée n’étant plus suffisantes pour permettre tout ce que j’avais à faire, j’ai rapidement coulé dans la désorganisation, la frustration et le stress. Après quelques temps, j’ai compris que j’étais considéré comme “le gars à l’arrache” par des gens avec qui je collaborais. J’ai donc pris le taureau par les cornes et je me suis organisé.

La première chose que j’ai fait, c’est de créer un agenda sur Google Calendar. J’ai d’ailleurs nommé cet agenda “Sika organisé”, en écho à ma nouvelle résolution.J’y ai mis tous les événements auxquels je devais participer et toutes les tâches que je devais faire. C’est tout bête mais le fait d’avoir une vue claire de ma charge a permis de dissiper la quasi totalité du stress: plus besoin de tout garder en tête et craindre d’oublier des choses car tout est noté à endroit centralisé et accessible à tout moment.

Mettre ses tâches dans un calendrier n’est pas idéal car il faut les attribuer à une date précise et si on ne peut faire une tâche à la date décidée, elle se perd dans l’historique. Pour éviter d’avoir à compenser cela par un surplus de rigueur, j’ai déplacé mes tâches dans Trello (avant sa merdification). Avec l’approche Kanban proposée par le service, j’ai pu mieux suivre les tâches en leur assignant un statut: à faire, en cours, bloqué, fait.

Ce système calendrier+kanban a duré quelques temps et m’a permis de passer du “gars à l’arrache” au “gars bien organisé” jusqu’au moment où j’ai rejoins l’équipe avec laquelle j’ai fondé Octree. Quittant le milieu associatif pour le milieu professionnel avec une nécessité de productivité, j’ai vu les limites de Trello. J’ai dû passer à quelque chose de plus linéaire et plus direct: une liste de tâches correctement formulées (avec un Done clair), un scope explicite et la possibilité de cocher une tâche quand elle est terminée.

Je suis donc passé (accompagné de mes collègues) à Asana et je l’utilise toujours aujourd’hui. J’utilise peu de fonctionnalités mais je n’ai pas encore trouvé d’alternatives regroupant mes besoins:

• Une interface claire et fancy, accessible sur mobile comme sur bureau
• La possibilité de cocher les tâches pour les considérer comme terminées
• La possibilité d’assigner une date à une tâche afin de créer automatiquement une liste de tâches pour aujourd’hui. Si la date d’une tâche est dépassée mais qu’elle n’a pas été cochée, elle reste dans la liste des choses à faire.

Voilà donc mon organisation aujourd’hui, rodée avec les années. Elle me permet d’être très productif dans mes différents rôles et projets. J’ai quitté Google Calendar pour le service d’Infomaniak afin de me diriger vers une solution plus éthique.

J’ai pris l’habitude de noter tout ce qui me passe par la tête depuis mon téléphone dans l’app Asana et de le reclarifier une fois que je suis sur mon ordinateur. Ce fonctionnement me permet d’avoir la tête libre en me reposant fortement sur la machine pour retenir ce que je dois faire. J’ai découvert bien après que, de manière empirique, j’ai re-créé une version simplifiée de la méthode Getting Things Done de David Allen. Méthode dont on s’inspire désormais à Octree pour se coacher les uns les autres afin de parfaire notre auto-organisation et être tous confortables et productifs dans notre job.